Empfangen Sie ihre Besucher respektvoll und professionell mit unserem Besuchermanagement -
INGRESSplus
Das Besuchermanagement der Free Mind IT GmbH
Mit dem INGRESSplus der Free Mind IT GmbH steht Ihnen eine vielseitige Software für die Besucherverwaltung zur Verfügung.
Die digitale Verwaltung von Besucher- und Veranstaltungsdaten erspart Ihnen Papier und Zeit, bei der Datenpflege. Das Suchen nach Terminen und Personen,
ist schnell und unkompliziert möglich.
Zudem wirkt der Besucherempfang professioneller und ist repräsentativer als das bloße Eintragen in Besucherlisten.
Nicht zu vergessen ist die Sicherheit für Ihren Betrieb. Sie können Vereinbarungen digital aushändigen und unterschreiben lassen, außerdem haben Sie
jederzeit eine Übersicht darüber wer sich seit wann in Ihrem Betrieb befindet und warum er oder sie sich in Ihrem Betrieb befinden.
Die gesamte Anwendung bietet eine gut durchdachte, benutzerfreundliche Oberfläche. Der Benutzer wird Schritt für Schritt durch den Empfangsprozess geführt und auf fehlende
Informationen oder zu erledigende Tätigkeiten aufmerksam gemacht.
Funktionen und Features
Mehrmandantenfähigkeit
Konfigurierbare Niederlassungen
Getrennte oder kommulierte Ansichten
Schnittstellen
Individuelle Schnittstelle zum Kunden-ERP-System
Outlook-Integration auf Kundenwunsch
Verarbeitung von CSV, XML und vielen weiteren Formaten
Vorbereitung individueller Besucherwünsche (Erinnerung, dass Kaffee gekocht werden muss etc.)
Willkommens-Bildschirm
Übergabe an zentralen Bildschirm
Übergabe an individuelle Türbildschirme
Konfigurierbare Anzeigeinformationen
Mehr als nur ein Besuchermanagement... ...PLUS
INGRESSplus organisiert Ihren Empfang mit modernen, zeitgemäßen Verfahren. INGRESSplus kann aber noch viel mehr. Wir unterstützen Sie bei der benötigten Raumreservierungen. Wir unterstützen Ihre Besucher bei der Wegführung zu den Besprechungsräumen. Offene Schnittstellen ermöglichen die Anbindung bestehender Systeme. Umfangreiche Hardwareunterstützung erleichtert die physische Implementierung und senkt Investitionskosten. Gute Konfigurationsmöglichkeiten erlauben die Anpassung an Ihre individuelle Unternehmensstruktur. Mit einem speziellen Augenmerkt auf Datenzugriffe und Speicherzeiten schaffen wir ein hohes Maß an Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen.
Von Anfang an den Überblick bewahren... ...Der Besucherempfang
Durch den Empfang mit unserer Software haben Sie jederzeit eine Übersicht darüber wer sich aus welchem Grund in Ihrem Betriebsumfeld aufhält.
Erstellen oder verändern Sie Termine direkt beim Empfang oder legen Sie vorab Termine mit allen Ihnen bekannten Daten an.
Dies beschleunigt Ihren Empfangsprozess und führt zu einem hohen Komfortempfinden Ihrer Besucher.
Lassen Sie sich den Besuchsantritt und das Betreten Ihres Betriebsgeländes von Ihren Besuchern bestätigen. Auch das Unterschreiben von Vereinbarungen ist kein Problem.
Die Verwendung eines Unterschriftengerätes ermöglicht die Unterschriften Ihres Besuchers im System zu speichern. Unterstützt werden dabei alle Unterschriftenpads namhafter
Hersteller, diese können mit geringem Aufwand eingebunden werden.
Damit Ihrem Empfangspersonal nicht die Finger qualmen... ...Der Besucherselbstempfang
Trotz des optimierten Besucherempfangs bindet der Empfangsprozess Zeit und Ressourcen. Abhilfe schafft der digitale Besucherselbstempfang. Ihre Besucher können sich
während ihrer Wartezeit selbst über ein Online-Formular anmelden. Dafür wird lediglich ein Smartphone und der Zugangscode zum Formular benötigt.
Auch eine Anmeldung im Voraus ist möglich, Ihre Besucher erhalten einen Link und die Zugangsdaten zum Anmeldeformular und können diese in Ruhe ausfüllen.
Vorort muss ihr Empfangspersonal den angemeldeten Besucher lediglich dem richtigen Termin zuordnen und den Besucher seinen Besuchsantritt bestätigen lassen.
Ihr Empfangspersonal hat weniger Zeitaufwand und Ihre Besucher haben kürzere Wartezeiten.
Für die Identifikation Ihrer Besucher... ...Der Besucherausweis
Das Erstellen eines Besucherausweises ist mit unserem System kein Problem.
Sie können für jeden Besucher einen Besucherausweis ausdrucken. Der Ausweis kann unter anderem Symbole für Zugangsberechtigungen eines Besuchers enthalten.
Somit kann jeder Mitarbeiter direkt erkennen, ob der Besucher sich korrekt angemeldet hat und über die nötigen Zugangsberechtigungen verfügt.
Auf Anfrage gestalten wir Ihnen eine Besucherausweis-Vorlage nach Ihren Wünschen.
Besucherausweis-Beispiel unseres Kunden Kuchenmeister GmbH
Der passende Raum zum Termin... ...Die Ressourcenplanung
Raumplanung im Besuchermanagement
Handelt es sich bei dem Termin um eine Besprechung? Benötigen Sie einen Raum? Kein Problem!
Sollte ein Besprechungsraum reserviert werden müssen, kann die Raumplanung direkt mit dem Besuchermanagement vorgenommen werden.
Sie können Ihre Räume verwalten und haben so stets einen direkten Überblick über alle Reservierungen.
Die Bedienung der Oberfläche erinnert an bekannte Software wie MS Outlook oder MS Office somit ist es Ihnen möglich Reservierungen schnell und einfach zu bearbeiten.
Die Raumreservierungen lassen sich zumeist problemlos in ein bestehendes ERP System integrieren. Hierdurch können digitale Beschilderungen angesteuert und verwaltet werden.
Natürlich können Sie auch auf ein autarkes Beschilderungssystem der Free Mind IT GmbH zurückgreifen.
Die neue EU-DSGVO und unser Besuchermanagement
Unser Besuchermanagement entspricht der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Alle gesammelten Daten dienen lediglich der Identifikation und dem besseren Empfang der Besucher.
Die Daten sind bei Ihnen auf lokalen Servern hinterlegt und können nur von Ihnen eingesehen werden.
Gespeicherte Daten werden nach einer in den Konfigurationen festgelegten Zeit gelöscht.
Anders als bei ausliegenden Besucherlisten, können nur Sie die Daten Ihres Besuchers sehen.
Auch mögliche Statistische Auswertungen, sind anonymisiert und somit datenschutzkonform. Die Konfigurationsmöglichkeiten entsprechen den Prinzipien der EU-DSGVO und wurde bereits durch die Datenschutzbeauftragten unserer Kunden bestätigt.
Welche Daten Sie erfassen oder wie lange die Daten gespeichert werden ist einzig von Ihnen abhängig und ermöglicht den Grundsatz der Zweckmäßigkeit. Die komplexen Konfigurationsmöglichkeiten unterstützen Sie beim Erreichen der Unternehmensziele.
Mehr als nur ein "Guten Tag"... ...Der Willkommens-Bildschirm
Ein Willkommens-Bildschirm soll den Besucher direkt im Empfangsbereich virtuell begrüßen und erste Informationen zu seinem Termin mitteilen.
Auf Ihren Wunsch können wir von der Free Mind IT GmbH einen solchen Willkommens-Bildschirm nach Ihren Vorstellungen gestalten.
Jedoch ist die Bekanntgabe von Besucherdaten mit dem Datenschutz nicht vereinbar. Deswegen sollte genau überlegt sein welche Informationen dargestellt werden.
Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung von elektronischen Türschildern auf denen der Besucher willkommen geheißen und der entsprechende Besprechungsraum gekennzeichnet
wird. Der Vorteil ist, dass die Besucherinformationen erst innerhalb Ihres Betriebes angezeigt werden und nicht bereits im öffentlicheren Empfangsbereich.
Gut zu integrieren und Erweiterbar... ...Das offene System
Wollen Sie individuelle Besucherausweise für Ihren Besucher ausdrucken? Wollen Sie Ihre Besucherausweise mit einem Foto des Besuchers versehen? Wollen Sie Ihre Besucherliste digital führen? Kein Problem!
Ob Kameras, Drucker oder Unterschriftenpads das Besuchermanagement von der Free Mind IT GmbH unterstützt jede gängige Hardware, die auch von Microsoft Windows unterstützt wird.
Mit geringem Aufwand lassen sich Ihre individuellen Geräte mit dem Besuchermanagement verbinden.
Auch eine Verbindung mit Ihrem ERP-System oder andere Applikationen ist kein Problem, denn über unsere Schnittstellen können wir mit bestehenden Datenbanken
und Systemen problemlos Daten austauschen.
Des Weiteren lassen sich Daten einfach über CSV, XML und viele weitere Formate für andere Tätigkeiten exportieren..
Auf Ihren Wunsch bieten wir Ihnen eine Outlook-Integration an, damit Sie Ihre Termine aus dem Besuchermanagement auch in Ihrem Kalender haben.
Ihre Vorstellung eines Besucherempfangs... ... Die Datenverwaltung
Hauptansicht der Terminverwaltung im Besuchermanagement
Neben dem Erstellen und Verwalten von Personen und Terminen haben Sie die
Möglichkeit Dokumente, Materialien, Berechtigungen und Besuchszwecke in dem Besuchermanagement darzustellen und zu definieren.
Erstellen Sie einen Besucherzweck, ordnen Sie Dokumente und Materialien zu und verwalten Sie die dazugehörigen Berechtigungen.
Sie bestimmen ob Berechtigungen an Pflichten, zum Beispiel das Bestätigen eines Dokumentes, gekoppelt sind.
Materialien können Sie mit einer Rückgabepflicht versehen, wodurch Ihr Empfangspersonal beim auschecken des Besuchers an die Rückgabekontrolle
des Materials erinnert wird.
Es ist Ihr Empfang und Sie bestimmen wie Sie diesen gestalten wollen. Wir bieten Ihnen lediglich die Software dazu und unterstützen Sie bei der Umsetzung.
Sind Sie an einem Angebot für die Nutzung unseres Besuchermanagements interessiert?
Schreiben Sie uns eine kurze Anfrage, unser Vertrieb wird Sie kontaktieren und Ihnen in einem ersten kostenlosen Informationsgespräch weitere Informationen zur Verfügung stellen.
